CRM 2015: Entendendo a segurança por hierarquia

By | 18/12/2014

Uma das novidades já comentadas aqui no blog para a versão 2015 do Dynamics CRM é a segurança por hierarquia. Neste post irei explicar como funciona esta funcionalidade.

Agora a segurança será somente está?

Não, esta novidade é somente um adicional do que a ferramenta já oferece como direitos de acesso, segurança em campo e compartilhamento. E como nos outros poderá usar a mescla dessa segurança junto com as outras.

 

NOTA: Lembrando que a segurança do CRM quando mescladas, a regra válida é a mais permissiva. Portanto se você tiver em seu direito de acesso a uma entidade somente leitura do seus registro e em outro direito de acesso a leitura for de organização, valerá a leitura de organização.
 

Segurança por hierarquia

Para entender este modelo, primeiramente precisamos saber  que  ele está divido em duas partes: Hierarquia por gerente ou por posição.

Hierarquia por gerente

Esse está explicito, a segurança dos dados é baseada conforme o gerente definido no usuário. Neste modo somente os dados da mesma unidade de negócio ou da unidade pai poderá ser aplicado.

Com isto o gerente definido a ele tem acesso direto (leitura,escrita,adicionar e adicionar a) ou o indireto (somente leitura). Para melhor entendimento vamos visualizar a ilustração de um organograma abaixo.

hierarquia

Após visualizar a imagem, percebemos que o diretor de marketing é o gerente do analista e do designer, e o presidente é o gerente do diretor de marketing.  Desta forma o Presidente tem o acesso direto aos registros do diretor de marketing, porém os acessos ao analista e o designer é indireto. Já o Diretor de marketing tem acesso direto aos registro do analista e do designer que estes por último não tem acesso nenhum sobre diretor de marketing e o presidente.

 

Hierarquia por posição( Cargo)

Esse já um modo mais robusto, pois permite através de um organograma definir em qual nível o usuário estará definido para ser permitido o registro. Com esse é possível ter a segurança entre vários usuários e unidades de negócios, independe da unidade de negócio que ele estiver, focando no posicionamento (cargo), dele dentro da organização, desta forma uma mudança mais dinâmica é permitida pela ferramenta.

O posicionamento é definido através de uma denominação, ou TAG conforme a ferramenta descreve, que define o nome da posição e nesta posição então podemos ter um ou mais usuário/equipe, de várias unidades de negócios, definido na posição. Percebemos nesse modelo um forte descentralização com relação a unidade de negócio, que em muitas empresas praticam este modelo.

Agora, para um melhor entendimento vamos analisar o organograma abaixo.

hierarquia_posicao

Como podemos ver, agora não é mencionado o usuário em si, mas cargos no organograma.Neste caso o presidente que está no topo tem acesso direto a todos os registros abaixo dele. Já Vendas tem o acesso direto a equipe de vendedores, porém para as  equipes de analista e marketing tem o acesso indireto pois não estão diretamente ligados. Já a equipe de Vendedores e Analistas não tem o acesso aos registros entre si.

NOTA: Este modelo é muito parecido com o baseado em unidade de negócios, com o diferencial que em posições iguais existe o direito de leitura, item que não é permitido em unidade de negócio.

 Configurando

Agora que o conceito está entendi e como a ferramenta trabalha, vamos configurar a ferramenta para que trabalhe neste formato. Entidades do sistema e customizadas suportam a hierarquia por segurança.

Para acessar clique em Configuração > Segurança > Segurança da hierarquia

hierarquia_menu

Agora para habilitar, clique em Habilitar Modelagem de Hierarquia. Nesta página habilitamos e selecionamos os tipos: Gerente ou Cargo.

Aqui temos um detalhe importante, é a Profundidade. Nesta parte você pode definir até quantos níveis, para hierarquia por gerente,  o gerente do usuário terá acesso de leitura. Para a gerencia por cargo, isto automaticamente se replica ao o último nível.

Também, nesta tela adicionamos as entidades que utilizaram este modelo. Após isto salve para ativar.

hierarquia_configurado

Montando a Estrutura para hierarquia por cargo

Caso você escolheu este modelo, devemos então montar a estrutura e configurar ela para que seja realizada. Para isto na própria tela de configuração da hierarquia, clique em configurar abaixo  da opção Hierarquia de Cargos Personalizada.

Aqui será apresentada tela com a lista de cargos e o cargo principal ao qual faz referência:

hierarquia_cargo

Para isto basta abrir o registro, ou criar um novo, e vincular os usuário que fazem parte deste cargo. Caso tenha o interesse de ver no formato de organograma, abra qualquer um dos registros de cargos e clique em Exibir Hierarquiahierarquia_exibir

hierarquia_organograma

 

 

Após toda sua estrutura montada, basta salvar o registro e pronto! Agora basta acessar os registro com os usuário para visualização do resultado.

Espero que este post tenha auxiliado nas dúvidas quanto a funcionalidade, dúvidas comente no post.  🙂

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